PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS

Los programas de gestión documental también abarcan las nuevas tecnologías y en eso es preciso que tengamos claridad, por cuanto se enmarcan como los procesos archivísticos sistemáticos que comprenden el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo en la organización de la documentación producida y recibida por una entidad, con el objeto de facilitar su producción, tramite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final . Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos y en estos sistemas debemos tener en cuenta, por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia, se da el desarrollo a todo el trámite del manejo documental por ello la integralidad entre la unidad de correspondencia, los archivos de gestión. Los archivos centrales y los archivos históricos es fundamental para que se dé el adecuado proceso en este programa de gestión documental. Es importante también, que se dé la aplicación en cada una de las fases de este programa, lo cual es inherente a todos los documentos indistintamente del soporte. Uno de los problemas que más se trata hoy en día a nivel archivístico, es si se debe dar el mismo tratamiento al documentos electrónico que al documento de soporte tradicional; básicamente, es el enfoque que ha llevado a que el Consejo Internacional de Archivos también trabaje sobre esta temática
El sistema de información que soporta la gestión documental tiene que ver con aspectos de compatibilidad, como lo podemos observar entre el sistema de información y la integralidad en cada una de las herramientas y sus procesos. Es fundamental para que dentro del programa de gestión documental se tenga en cuenta todos los lineamientos que están en los manuales de procedimientos, porque estos deben ir de la mano para el desarrollo de cada una de las fases en el manejo del documento.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Los Archivos y las Nuevas Tecnologías. Editores gráficos Colombia. Ltda.Bogotá.2001.p49