LA RECUPERACION DE INFORMACION Y LOS REGISTROS ELECTRONICOS FRENTE A LAS FUNCIONES DOCUMENTALES

Una buena gestión de documentos electrónicos se debe sustentar en la ejecución y aplicación de tres funciones documentales: declaración, clasificación y aplicación del ciclo vital del documento.
Declarar el documento, es decir, registrarlo para darle existencia dentro del sistema documental de la empresa, implica varias tareas tales como:
Marcar un registro como un documento, lo cual se puede realizar manualmente o a través de procesos de flujo auto9matizados. Se debe tener en cuenta que algunos datos de las aplicaciones pueden ser usados como un campo de valor para los metadatos.
Crear los metadatos del documento: como es único ID, asunto, para, de, etc. Para ser almacenado en servidor especifico.
Revisar privilegios de usuario: para editar, cambiar o borrar el registro, antes de ser declarado como documento.
Clasificar el documento, de acuerdo con una estructura archivística previamente aprobada. Implica tareas tales como:
Agrupar los documentos a partir del cuadro de clasificación de la entidad, ya sea bajo conceptos que reflejan las funciones generales, las actuaciones específicas de la entidad o siguiendo la estructura orgánico-funcional de la entidad.
El objetivo de este proceso es el de facilitar la localización conceptual de los documentos, así como su ubicación física en un repositorio electrónico.
Existe la opción automática de clasificación del documento para lo cual se deben definir reglas de almacenamiento de los documentos electrónicos con base en los metadatos, códigos de archivo, etc.
En el caso de la clasificación manual de los documentos se deben tener en cuenta pasoso como: desconocimiento del asunto de los documentos, listas de códigos de archivos para almacenar en servidor de documentos electrónicos, seleccionar los códigos de la lista de códigos de archivo y almacenar el código del archivo, como un metadato más y así su recuperación posterior.
Aplicar el concepto del ciclo vital del documento al proceso de gestión.
Se entiende por ciclo vital, las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Archivo General de la Nacion. Los documentos y los archivos electronicos. Bogota. 2005. p94